۰۹۳۶۴۲۴۵۱۳۸

ایجاد گزارش در اکسس

آشنایی با گزارش

برای اینکه خروجی به صورت چاپ از داده های موجود در دیتابیس داشته باشیم از ریپورت یا گزارش استفاده می کنیم. معمولا در دیتابیس های مختلف لازم است خروجی هایی به صورت چاپی داشته باشیم. مثلا در مدرسه، کارنامه دانش آموز می تواند یک گزارش باشد. یا لیست حضور و غیاب دانش آموزان که در اختیار معلمان قرار می گیرد یک گزارش است. یا در سیستم ثبت سفارش، فاکتور فروش یک گزراش است که باید چاپ شود و در اختیار مشتری قرار گیرد. در اکثر نرم افزارهایی که توسط اکسس ایجاد می شود، یکی از مواردی که در نرم افزار نهایی باید وجود داشته باشد گزارش است.

روشهای ایجاد گزارش

در اکسس، همانند فرم روش های مختلفی برای ایجاد گزارش وجود دارد. اولین و ساده ترین روش این است که جدول مورد نظر را انتخاب کرده و سپس از ریبون Create بر روی Report کلیک کنید. برای مثال جدول دانش آموزان را انتخاب کرده و سپس بر روی Report کلیک کنید. اکسس از تمامی اطلاعات موجود در جدول دانش آموزان گزراش ایجاد می کند.

 

ایجاد گزارش

 

خروجی گزارش باید مشابه تصویر زیر باشد.

گزارش

همانگونه که مشاهده می شود عرض فیلدها زیاد بوده و باعث شده گزارش در دو صفحه قرار گیرد. عرض فیلدها را تغییر دهید تا همه فیلدها در یک صفحه مشاهده شود.

گزارش در نمای layout

اکنون برای مشاهده پیش نمایش گزارش بر روی زبانه نام گزارش کلیک راست کرده و گزینه Print Preview را انتخاب کنید.

گزارش در نمای preview

 

بخش های گزارش

برای مشاهده بخش های مختلف یک گزارش ابتدا آن را در نمای Design باز کنید. بخش های مختلف گزارش به صورت زیر است:

Report Header: اطلاعاتی که فقط یکبار و ابتدای گزارش قرار می گیرد.

Page Header: اطلاعاتی که در بالای صفحات تکرار می شوند. معمولا برچسب عناوین ستون ها در این بخش قرار می گیرد.

Detail: جعبه متن های مربوط به فیلدها در این قسمت قرار می گیرند. همان قسمت است که رکوردها را در نمای Print Preview نشان می دهد.

Page Footer: اطلاعاتی که در پایین صفحات تکرار می شوند. معمولا شماره صفحه در این قسمت قرار می گیرد.

Report Footer: اطلاعاتی که فقط یکبار و در پایان گزارش نشان داده می شود. به صورت پیش فرض تعداد کل رکوردها به صورت فرمول در این بخش قرار می گیرد.

گزارش در نمای design

 

ریبون Design

برای ویرایش کردن بخش های مختلف گزارش می توانید از ریبون Design استفاده کرد.

ریبون design

 

می توان از Page Number برای شماره گذاری صفحات استفاده کرد.

برای تغییر آرم بر روی Logo کلیک کنید.

در بخش Title می توان عنوان گزارش را تغییر داد.

با کلیک بر روی Date and Time می توان تاریخ و ساعت درج کرد.

تنظیمات مربوط به کاغذ را در Page Setup انجام می دهیم.

ظاهر مربوط به قالب و فونت را از طریق Format انجام دهید.

گزارش را با رعایت قوانین نامگذاری ذخیره کنید. من برای ابتدای گزارش از پیشوند rpt استفاده می کنم.

گزارش در نمای preview

 

ایجاد گزارش به روش ویزارد

در این روش می توان اطلاعات را از چندین جدول استخراج می کنیم. از ریبون Create بر روی Report Wizard کلیک کنید.

گزارش به روش ویزارد

 

گزارشی شامل فیلدهایی به صورت زیر ایجاد کنید.

انتخاب فیلدهای گزارش

 

به مرحله بعد بروید. در این مرحله می توان مشخص کر که گزارش به چه شکل دیده شود. اگر By tblStudent انتخاب شود اسم دانش آموز در بالای گزارش دیده می شود و لیست نمرات مربوط به درس ها در زیر نام دانش آموز دیده می شود.

انتخاب نحوه نمایش گزارش

 

برای اینکه گزارش را گروه بندی کنیم از این قسمت یک گروه به گزارش اضافه می کنیم.

گروه بندی گزارش

 

در این مثال قصد گروه بندی گزارش را نداریم و این قسمت را رها کرده و به مرحله بعد می رویم.

در مرحله بعد می توان خروجی را بر اساس فیلد خاص مرتب کنیم. در این مثال بر اساس نمره عمل مرتب سازی صورت گرفته است.

مرتب سازی گزارش

 

در مرحله بعدی ظاهر گزارش را انتخاب می کنیم.

انتخاب ظاهر گزارش

 

در مرحله بعد نامی برای گزارش وارد کرده و بر روی دکمه Finish کلیک کنید.

وارد کردن نام گزارش

 

خروجی نهایی گزارش به صورت زیر می باشد.

خروجی نهایی گزارش

 

گزارش را در نمای Design باز کرده و ظاهر آن را ویرایش کنید.

تغییر ظاهر گزارش در نمای design

 

فیلم آموزشی ایجاد گزارش در اکسس

برای اینکه خیلی خوب ایجاد گزارش را در اکسس یاد بگیرید حتما فیلم آموزشی زیر را تماشا کنید.

 

ارسال دیدگاه