ایجاد گزارش در اکسس

آشنایی با گزارش

برای اینکه خروجی به صورت چاپ از داده های موجود در دیتابیس داشته باشیم از ریپورت یا گزارش استفاده می کنیم. معمولا در دیتابیس های مختلف لازم است خروجی هایی به صورت چاپی داشته باشیم. مثلا در مدرسه، کارنامه دانش آموز می تواند یک گزارش باشد. یا لیست حضور و غیاب دانش آموزان که در اختیار معلمان قرار می گیرد یک گزارش است. یا در سیستم ثبت سفارش، فاکتور فروش یک گزراش است که باید چاپ شود و در اختیار مشتری قرار گیرد. در اکثر نرم افزارهایی که توسط اکسس ایجاد می شود، یکی از مواردی که در نرم افزار نهایی باید وجود داشته باشد گزارش است.

روشهای ایجاد گزارش

در اکسس، همانند فرم روش های مختلفی برای ایجاد گزارش وجود دارد. اولین و ساده ترین روش این است که جدول مورد نظر را انتخاب کرده و سپس از ریبون Create بر روی Report کلیک کنید. برای مثال جدول دانش آموزان را انتخاب کرده و سپس بر روی Report کلیک کنید. اکسس از تمامی اطلاعات موجود در جدول دانش آموزان گزراش ایجاد می کند.

خروجی گزارش باید مشابه تصویر زیر باشد.

همانگونه که مشاهده می شود عرض فیلدها زیاد بوده و باعث شده گزارش در دو صفحه قرار گیرد. عرض فیلدها را تغییر دهید تا همه فیلدها در یک صفحه مشاهده شود.

اکنون برای مشاهده پیش نمایش گزارش بر روی زبانه نام گزارش کلیک راست کرده و گزینه Print Preview را انتخاب کنید.

بخش های گزارش

برای مشاهده بخش های مختلف یک گزارش ابتدا آن را در نمای Design باز کنید. بخش های مختلف گزارش به صورت زیر است:

Report Header: اطلاعاتی که فقط یکبار و ابتدای گزارش قرار می گیرد.

Page Header: اطلاعاتی که در بالای صفحات تکرار می شوند. معمولا برچسب عناوین ستون ها در این بخش قرار می گیرد.

Detail: جعبه متن های مربوط به فیلدها در این قسمت قرار می گیرند. همان قسمت است که رکوردها را در نمای Print Preview نشان می دهد.

Page Footer: اطلاعاتی که در پایین صفحات تکرار می شوند. معمولا شماره صفحه در این قسمت قرار می گیرد.

Report Footer: اطلاعاتی که فقط یکبار و در پایان گزارش نشان داده می شود. به صورت پیش فرض تعداد کل رکوردها به صورت فرمول در این بخش قرار می گیرد.

ریبون Design

برای ویرایش کردن بخش های مختلف گزارش می توانید از ریبون Design استفاده کرد.

می توان از Page Number برای شماره گذاری صفحات استفاده کرد.

برای تغییر آرم بر روی Logo کلیک کنید.

در بخش Title می توان عنوان گزارش را تغییر داد.

با کلیک بر روی Date and Time می توان تاریخ و ساعت درج کرد.

تنظیمات مربوط به کاغذ را در Page Setup انجام می دهیم.

ظاهر مربوط به قالب و فونت را از طریق Format انجام دهید.

گزارش را با رعایت قوانین نامگذاری ذخیره کنید. من برای ابتدای گزارش از پیشوند rpt استفاده می کنم.

ایجاد گزارش به روش ویزارد

در این روش می توان اطلاعات را از چندین جدول استخراج می کنیم. از ریبون Create بر روی Report Wizard کلیک کنید.

گزارشی شامل فیلدهایی به صورت زیر ایجاد کنید.

به مرحله بعد بروید. در این مرحله می توان مشخص کر که گزارش به چه شکل دیده شود. اگر By tblStudent انتخاب شود اسم دانش آموز در بالای گزارش دیده می شود و لیست نمرات مربوط به درس ها در زیر نام دانش آموز دیده می شود.