ایجاد کوئری

ایجاد کوئری

کوئری چیست؟

همانطور که در جلسه اول توضیح دادیم اکسس یک نرم افزار ذخیره و بازیابی اطلاعات است. اما تا کنون هر آنچه که گفتیم مربوط به ذخیره اطلاعات در جدول بود. اما سوالی که ممکن است برای شما تا کنون ایجاد شده باشد این است که چگونه داده های خود را بازیابی کنیم. پاسخ این پرسش در ایجاد کوئری است. برای اینکه بتوانیم اطلاعاتی را از جدول یا جدولها استخراج کنیم باید کوئری ایجاد کنیم. در این آموزش روش های مختلفی برای ایجاد کوئری و همچنین ویرایش کوئری های ایجاد شده توضیح داده شده است.

انواع کوئری

کوئری به دو دسته تقسیم می شوند. دسته اول کوئری هایی هستند که فقط اطلاعات را استخراج می کنند که به آنها کوئری Select یا انتخابی می گویند و خروجی آنها رکوردهایی با شرایطی است که ما تعیین می کنیم. اما دسته دوم کوئری هایی هستند که عملیاتی را انجام می دهند. این عملیات می تواند درج یک یا چند رکورد به جدول باشد، ویرایش رکورد یا حذف رکورد باشد. این کوئری ها به کوئری عملیاتی یا Action معروف هستند. ابتدا کوئری انتخابی را آموزش می دهیم و در ادامه به توضیح هر کدام از کوئری های عملیاتی می پردازیم.

ایجاد کوئری

برای ایجاد کوئری دو روش وجود دارد. Query Design و Query Wizard

برای ایجاد کوئری به روش ویزارد از ریبون Create بر روی Query Wizard کلیک کنید.

ایجاد کوئری به روش ویزارد

در پنجره باز شده گزینه Simple Query Wizard را انتخاب کرده و بر روی OK کلیک کنید.

مرحله اول ایجاد کوئری

فیلد یا فیلدهایی که قصد دارید در کوئری شما دیده شود را انتخاب کنید.

مرحله دوم ایجاد کوئری

برای مثال در این مرحله از مراحل ایجاد کوئری، من نام و نام خانوادگی دانش آموز، نام درس و نمره را انتخاب کرده ام.

مرحله سوم ایجاد کوئری

در مرحله بعد اگر قصد دارید بر روی فیلد عددی عملیاتی مانند جمع یا میانگین را محاسبه کنیم از این پنجره بر روی Summary کلیک کنید.

مرحله چهارم ایجاد کوئری

چون در بین فیلدهای انتخابی، فیلد عددی وجود داشت بنابراین اکسس آن فیلد را در این قسمت نشان می دهد و می توانیم فرمول مورد نظر را بر روی آن فیلد علامت بزنیم تا در نتیجه کوئری به ما نشان دهد.

مرحله پنجم ایجاد کوئری

در مرحله آخر از ایجاد کوئری نامی را برای کوئری وارد کرده و بر روی Finish کلیک کنید. برای نامگذاری کوئری از پیشوند qry در ابتدای نام استفاده می کنم و سعی می کنم نامی با معنی که نشان دهنده محتوای کوئری است را برای آن در نظر بگیرم.

مرحله پایانی ایجاد کوئری

نتیجه کوئری مشابه تصویر زیر خواهد بود.

نتیجه کوئری

در این روش هیچ شرطی برای استخراج اطلاعات قرار ندادیم. بنابراین برای تغییر دادن کوئری لازم است به نمای Design View منتقل شویم.

نمای Query Design

 

کوئری در نمای Design

کوئری به دو بخش تقسیم می شود. در نمای بالایی جدول ها و ارتباط آنها را  مشاهده می کنید. در قسمت پایینی فیلدهایی که قرار است در نتیجه کوئری مشاهده شود را می بینید. در قسمت Field نام فیلد و در بخش Table جدولی که فیلد از آنجا استخراج شده است نشان می دهد. برای مرتب کردن خروجی کوئری از قسمت Sort گزینه Ascending (صعودی) یا Descending (نزولی) یا Not Sorted (بدون ترتیب) را انتخاب کنید.

 

مرتب کردن کوئری

 

در این مثال بر اساس نام خانوادگی مرتب کرده ایم. پس از تنظیم بخش Sort برای مشاهده نتیجه کوئری بر روی دکمه Run موجود در ریبون Design کلیک کنید.

اجرای کوئری

 

نتیجه کوئری که بر اساس نام خانوادگی مرتب شده است در تصویر زیر مشاهده می کنید.

نتیجه کوئری

دوباره وارد نمای Design شوید. چون در هنگام ایجاد کوئری در یکی از مراحل گزینه Summary را انتخاب کرده بودیم در این قسمت بخشی به نام Total را مشاهده می کنید. برای اینکه این گزینه برداشته شود از ریبون Design گزینه Total را غیر فعال کنید.

توابع تجمعی

اکنون اگر کوئری را اجرا کنیم مشاهده می کنید که دو ستون نمره داریم که قبلا یکی برای مجموع و دیگری برای میانگین بود. اما از آنجا که دیگر قرار نیست اینگونه محاسبات بر روی نمرات انجام شود، بنابراین نیازی به دوبار آوردن فیلد نمره نیز نداریم. برای حذف فیلد از نتیجه کوئری، ابتدا کوئری را در نمای Design باز کنید. در بخش بالایی هر فیلد یک نوار باریک وجود دارد با کلیک روی آن، ستون در حالت انتخاب قرار می گیرد و کافیست کلیک Delete از صفحه کلید را بزنید.

حذف فیلد از کوئری

این کار را برای Sum Of Mark تکرار کنید. چون نیازی به وجود این فیلد نیست.

حدف ستونها از کوئری

اکنون اگر قصد داشته باشیم فیلدی را به بخش پایینی اضافه کنیم کافیست بر روی آن فیلد از بخش بالایی دوبار کلیک کنیم. برای مثال می خواهیم تعداد واحد درس و نمره آن درس را در خروجی کوئری مشاهده کنیم.

اضافه کردن فیلد به کوئری

نتیجه اجرای کوئری مشابه تصویر زیر است.

نتیجه اجرای کوئری

حال قصد داریم برای کوئری شرط قرار دهیم. برای مثال فقط نمرات درس ریاضی را می خواهیم مشاهده کنیم. بنابراین کوئری را در نمای Design باز می کنیم.

شرط در کوئری

در قسمت Criteria شرط خود را وارد کرده و کوئری را اجرا می کنیم.

نتیجه کوئری

برای اینکه شرط اعمال شود اما در نتیجه کوئری دیده نشود کافیست تیک مربوط به Show را برداریم.

عدم نمایش فیلد در کوئری

نتیجه اجرای کوئری مشابه تصویر زیر خواهد بود.

نتیجه اجرای کوئری

اکنون فرض کنید که بخواهیم نمرات دو درس را مشاهده کنیم. در این حالت شرط را باید در قسمت OR بنویسیم. چون می خواهیم رکوردهایی استخراج شوند که یا اسم درس آنها ریاضی است یا زبان فارسی.

شرط یا در کوئری

خروجی کوئری مشابه تصویر زیر خواهد بود.

نتیجه کوئری

همچنین می توان برای نمره نیز شرط قرار داد و افرادی را استخراج کرد که نمرات این دو درس آنها کمتر از ۱۰ باشد و به عبارتی مردود شده اند.

شرط و در کوئری

اکنون نتیجه کوئری باید شامل افرادی باشد که نمره ریاضی آنها کمتر از ۱۰ است یا افرادی که نمره زبان فارسی آنها کمتر از ۱۰ است.

نتیجه اجرای کوئری

به این ترتیب می توانید انواع شرط های مختلف را ایجاد کرده و نتایج مختلفی دریافت کنید.

 

برای اینکه خیلی خوب ایجاد کوئری در اکسس را یاد بگیرید حتما فیلم آموزشی زیر را تماشا کنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *